Waarom een liefdadigheidsevenement organiseren in de club?
Schietsportclubs hebben een fantastische troef: een gezellige plek, een betrokken gemeenschap en een sportdiscipline die fascineert. Het organiseren van een liefdadigheidsevenement op de schietbaan transformeert deze passie in een solidaire actie. De Telethon begin december biedt een ideale gelegenheid: media-aandacht, collectieve mobilisatie en een belangrijke zaak (de AFM Telethon voor zeldzame genetische ziekten) die resoneert bij het grote publiek.
Naast de financiering creëer je een positief imago van de schietsport in je gemeente. Inwoners zien betrokken, sportieve en maatschappelijk bewuste schutters – precies het tegenovergestelde van negatieve clichés. Je mobiliseert je vrijwilligers rond een verbindend project en laat zien dat de club niet alleen draait om competitie, maar ook om sociale verbinding.
Het formaat van het evenement kiezen
Liefdadigheidsschieten werkt het beste als de opzet eenvoudig en gezellig is. Hier zijn drie beproefde formaten:
Donatie per gebroken klei Elke gebroken klei door een deelnemer komt overeen met een vaste donatie aan de Telethon (€5, €10, afhankelijk van je ambitie). Dit is zelfs toegankelijk voor kinderen (22 LR karabijn), het genereert spanning en gezelligheid. Toon duidelijk het aantal gebroken kleien en het totaalbedrag in realtime: mensen zien graag de teller oplopen.
De uitdaging per geschoten kaart Deelnemers schieten op een kaart met verschillende willekeurige wapens (precisiekarabijn, doelpistool, kleiduifschieten als je die discipline hebt). Iedereen probeert zijn beste score te behalen. De drie beste schutters van de dag winnen een prijs (bepaald door lokale sponsors: sportwinkels, restaurants), en elke deelnemer betaalt een “toegang tot de uitdaging”-bijdrage (€3-€5).
Het open familieformaat Je opent de club voor niet-leden gedurende 2-3 uur op een zaterdag of zondag. Leuke activiteiten: 22 LR karabijnschieten op 25 m voor kinderen, doelpistoolschieten voor tieners, kleiduifschieten voor volwassenen. Iedereen betaalt voor zijn activiteit (€5-€7 afhankelijk van de complexiteit). Je biedt kleine versnaperingen aan (broodjes, koffie) waarvan een deel van de opbrengst naar de Telethon gaat. Een sportieve en inclusieve sfeer.
Administratie en veiligheid beheren
Voordat je zelfs maar communiceert, moet je drie punten met je prefectuur en je burgemeester valideren.
Administratieve toestemming Neem contact op met de nationale politie (wapenafdeling) of je prefectuur om duidelijk te maken: je ontvangt publiek naast leden, je werft deelnemers die niet regelmatig schieten. Vraag expliciet of je een gemeentelijk besluit nodig hebt voor het evenement. Over het algemeen is het een eenvoudige informatieve brief als de club al geautoriseerd is. Denk aan de doorlooptijd: 4-6 weken van tevoren.
De verzekering Bel je clubverzekeraar om het liefdadigheidsevenement en de verwachte opkomst te melden. Occasionele deelnemers moeten ook gedekt zijn – de verzekeraar kan je zelfs een tijdelijke garantie aanbieden of het plafond voor de dag zelf verhogen. Dit is echt niet onderhandelbaar: geen schieten zonder dekking.
Veiligheidsprotocol Stel een strikt kader op: verplichte veiligheidsbriefing voor elke deelnemer (30 seconden, “geen wapen in de hand buiten de schietzone”, “niet spelen met wapens”, enz.), permanente bewaking van de schietbaan, een verantwoordelijke aangewezen per discipline. Minderjarigen schieten altijd met een volwassene in de directe nabijheid. Print een formulier “U accepteert het veiligheidsprotocol van de club” dat door elke deelnemer wordt ondertekend – dit is je wettelijke dekking.
Lokaal communiceren
Zes tot acht weken voor het evenement start je met je communicatie:
Posters en mond-tot-mondreclame Hang posters op in de club, in de gemeentehuizen van naburige gemeenten, sporthallen, recreatiezalen. Maak een A5 PDF-flyer met: het logo van je club, de duidelijke datum, het formaat (“Zaterdag 7 december 14u-18u: kom schieten voor de AFM!”), de locatie met parkeergelegenheid, de voorwaarden (geen licentie nodig), het liefdadigheidsdoel (groot: “100% van de donaties naar de Telethon”). Vermeld het contactnummer van de verantwoordelijke.
Sociale media en clubwebsite Als je een Facebook- of Instagram-account hebt, plaats dan regelmatig updates: “Nog 32 dagen tot het evenement”, foto’s van de faciliteiten, de “teaser” van de uiteindelijke prijs als je sponsors hebt. Creëer een eenvoudige hashtag (#TirSolidaireDécembre2026) om posts op de dag zelf te bundelen. Werk je clubwebsite bij met een speciale sectie.
Lokale pers Neem 3-4 weken van tevoren contact op met de krant in je regio. Lever een korte persverklaring (200 woorden): “De schietclub van [Stad] organiseert een liefdadigheidsevenement ten behoeve van de AFM Telethon. Open voor families, geen licentie vereist. Leuke activiteiten, karabijnschieten, pistoolschieten, kleiduifschieten. Verwachte opbrengst X €.” Bied de journalist een kennismakingsbezoek aan – een clubfoto met schietende deelnemers is goud voor de pers.
Sponsoring en logistieke organisatie
Lokale sponsors Benader kleine bedrijven (sportwinkels, tabakswinkels, lokale restaurants, benzinestations). Het voorstel: je logo op de flyer + posters in de club in ruil voor €50-€200 donatie + levering van een prijs (merk kleding, cadeaubon). De meeste zullen akkoord gaan: het is zichtbaar, goedkoop en ze steunden de Telethon toch al.
Bar en catering Bied drankjes aan (sap, koffie, tapbier), zelfgemaakte taarten van leden (altijd magisch), broodjes voor €5. Elke verkoop genereert directe winst. Vermeld duidelijk “Ten behoeve van de Telethon” op het menu.
Logistiek op de dag zelf Verdeel de taken: ontvangst (tijdelijk lidmaatschap, check-in, uitreiking van startnummer of deelnemersbandje), veiligheid (bewaking van de schietbaan, opbergen van wapens), instructeurs (onderwijs per discipline), bar/catering, kassa, foto’s/video. Maak een planning van 2-3 uur met roulaties zodat niemand uitgeput raakt. Bereid geschreven checklists voor die bij elke post worden opgehangen.
Vrijwilligers van de club betrekken
Succes hangt af van mobilisatie. Roep in september al een vrijwilligersvergadering bijeen. Leg het project uit: “We gaan de club bekendmaken, we gaan families helpen, het wordt een leuke zaterdag.” Vraag om specifieke toezeggingen: “Jij, superviseer jij de karabijn van 10u tot 12u? Jij, beheer jij de bar?” Mensen zeggen ja als het concreet is.
Stel 2-3 leden voor om de bar te leiden. Vraag ervaren instructeurs om beginners te begeleiden. Betrek de kinderen van leden: velen helpen graag mee met een evenement (posters ophangen, kinderen ontvangen). Bereid na afloop een kort bedankje voor elke vrijwilliger voor – misschien een gratis biertje, een vermelding in de nieuwsbrief of een certificaat.
Momentum creëren en doneren
Zichtbare teller Toon op de dag zelf een groot bord met het elk uur bijgewerkte totaalbedrag. Dit creëert spanning: “Als we €1500 bereiken, winnen we de bonusprijs van [Sponsor]!” Mensen hebben de neiging meer te geven als ze de teller zien oplopen.
Officiële overhandiging aan de AFM Maak aan het einde van het evenement een groepsfoto met de lokale vertegenwoordiger van de AFM (zij vinden dit geweldig), en toon vervolgens de ontvangst van de donatie. Stuur dit naar de lokale pers en je sponsors. Dit is je bewijs van impact – en het creëert positieve jaloezie voor de volgende jaren.
Communicatie na het evenement Schrijf een korte samenvatting: “Dank aan 150 deelnemers, 47 vrijwilligers en onze 8 sponsors voor de €2.300 die is ingezameld!” Plaats de foto’s (met gepixelde deelnemers indien nodig), deel de ontvangen berichten van deelnemers. Dit versterkt de collectieve trots van de club en bindt je vrijwilligers voor volgend jaar.
Anticiperen op kleine problemen
Slecht weer Als je een outdoor kleiduifschietevenement organiseert, is regen in december een reële mogelijkheid. Zorg voor een noodopvang of een plan B: verplaats het evenement naar binnen (karabijn, doelpistool) of stel het een week uit. Communiceer dit duidelijk vanaf de aankondiging.
Weinig deelnemers Dit is mogelijk in de eerste jaren. Dat is normaal. Zelfs 30 deelnemers betekent €150-€200 ingezameld. De echte winst is het imago en de interne trots. Het jaar daarop zullen degenen die hebben deelgenomen erover praten met hun vrienden.
Vermoeidheid van vrijwilligers Als je dit organiseert, is het werk. Beperk het evenement tot maximaal 4-5 uur. Zorg goed voor de vrijwilligers, creëer een feestelijke sfeer, dat is jouw taak. Mensen geven tijd als het licht en leuk is, niet als het een karwei is.
FAQ
Q: Kun je in december kleiduifschieten in een koude regio? Ja, zolang de grond niet bevroren is (wat voorkomt dat de kleien goed breken) en de deelnemers handschoenen dragen. Zorg voor verwarming, dekens. De winterse sfeer van de Telethon is jullie marketingvoordeel!
Q: Hoe declareer je de donaties bij de schatkist? De AFM Telethon zal je een platform of een bankrekeningnummer voor overschrijvingen verstrekken. Als je contant geld inzamelt, vraag dan om een ontvangstbewijs ondertekend door de lokale vertegenwoordiger van de AFM. Leg alles vast in een eenvoudig proces-verbaal ondertekend door 2 leden en de voorzitter. Geen paniek over de administratie: de AFM beheert duizenden inzamelingsacties, ze hebben een beproefde procedure.
Q: Is een licentie nodig om deel te nemen aan het evenement? Nee. Dit is een van de voordelen van het open liefdadigheidsformaat: deelnemers hoeven geen lid of licentiehouder te zijn. De enige vereiste: ze moeten meerderjarig zijn (of minderjarig onder begeleiding van een volwassene) en je veiligheidsprotocol accepteren.
Q: Hoeveel is realistisch om in te zamelen? Dit hangt af van je regio en zichtbaarheid. Tussen €500 en €3.000 voor een eerste evenement is gebruikelijk voor een middelgrote club. 50-100 deelnemers is al heel goed.
Q: Kun je naast de Telethon een parallelle wedstrijd organiseren om de dynamiek te vergroten? Absoluut. Een vriendschappelijke precisiekarabijnwedstrijd “beste score van de dag”, een familie kleiduifschietuitdaging, dit zorgt voor entertainment. Houd de focus echter op het liefdadigheidsdoel, niet op hardcore competitie. Een sportieve sfeer staat voorop.